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L’indispensable de l’élu nomade sur l’iPad

Les élus des collectivités locales et autres institutions sont de plus en plus nombreux à s’équiper de tablettes tactiles. Ce support est en effet un formidable outil de travail en mobilité, qui permet de travailler sur les dossiers transverses, connecté aux médias et Internet, le tout sur un poids plume. Mais quelles sont les applications les plus utiles ? Tour d’horizon de l’indispensable « cartable numérique » des élus …

La base de l’équipement

La Messagerie électronique et l’Agenda sont la base de la communication pour être réactif à tout moment. Citons également le navigateur Safari pour toutes les recherches Internet, très utilisé par les élus dans leurs diverses missions.

Des documents dématérialisés

L’iPad est un vrai « cartable » documentaire. Ainsi, la bibliothèque iBooks rassemble les documents numériques importés depuis Internet, y compris les guides ou ouvrages achetés. De même, la KBox est une application qui reçoit tous les recueils de séance avec valeur probante, de façon classée et pratique, avec des fonctions utiles d’annotations et de partage.

La presse et l’information

L’application Presse Régionale est très bien conçue

Pour une information optimale, les élus optent pour l’application Presse Régionale, Le Monde ou encore la chaîne d’informations BFM TV HD et TuneIn Radio. Quant au Kiosque, il contient sur ses étagères tous les numéros commandés de grands magazines et quotidiens internationaux, du New York Times en passant par Le Point. Enfin, pour certains élus l’actualité rime avec « réseaux sociaux » : quoi de plus simple de gérer son Blog (via Safari ou encore l’appli WordPress) depuis l’iPad ou encore de Twitter .

Un outil complet

On l’a compris, l’iPad permet la convergence des dossiers grâce à de multiples potentialités. En fait, tous les élus qui l’ont testé ne peuvent plus s’en passer, tellement le « plus » est incomparable : « Je pense que c’est un gros avantage pour un élu que d’avoir ce genre d’instrument. Par exemple, avec l’Agenda, je peux marquer mes notes, je peux annuler tel ou tel rendez-vous  je peux me faire un pense-bête et tout cela l’envoyer à mon réseau à la seconde » (M. Raffalli, Vice-Président d’un Conseil général) ; « Un conseiller général est un élu du rural donc un élu éloigné. Et la disponibilité, à travers le Net, des documents sur lesquels on doit travailler, est d’une grande utilité » (M. Orlandi).

Et vous, quelles sont les applications que vous utilisez ?

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Le Conseil Municipal de la ville d’Herblay devient numérique grâce à la KBox sur iPad

Depuis début 2012, la ville d’Herblay dans le Val d’Oise donne l’opportunité à ses 35 élus d’abandonner d’importants volumes de papier grâce à l’équipement d’une tablette iPad et d’une KBox, application numérique qui permet de gérer tous les documents des séances municipales et communautaires.

Cliquez sur l’image pour visualiser l’interview de l’adjoint au Maire en charge des TIC et des Finances

« Quand j’ai été élu je me suis rendu compte qu’il y avait beaucoup de papier dans l’administration, j’en ai été extrêmement surpris. L’une de nos priorités dès le début du mandat, avec le Maire et les services, a donc été un projet de dématérialisation » indique M. Philippe Rouleau, adjoint délégué aux Finances et aux Nouvelles Technologies. « Nous voulions plus de développement durable car en deux ans et demi, il y a eu environ 500 000 photocopies consacrées aux rapports et notes de synthèse des élus y compris les documents budgétaires » précise M. Laurent Guidi, Directeur Général des Services de la ville.

En janvier 2012, tous les élus ont donc été équipés d’une tablette iPad dotée d’un abonnement 3G Orange afin d’être reliés à leurs informations n’importe où et n’importe quand. Ils participent à hauteur de 15 euros à l’équipement, une somme qui leur est prélevée mensuellement sur leur indemnité d’élu.

Cliquez sur l’image pour visualiser l’interview du Directeur Général des Services

La KBox sur iPad répond aux deux impératifs de la collectivité que sont le développement durable et la maîtrise des coûts (liés à la préparation des séances et l’acheminement des dossiers). Enfin, le supplément d’efficacité dans l’action des élus est également un objectif atteint. « En mobilité, dans le train par exemple, je peux lire les comptes-rendus des commissions et préparer les futures séances » confirme-t-il. Le coût total du projet sera amorti en 18 mois.

Les élus ont reçu une formation, et en sont désormais à leur troisième conseil municipal dématérialisé. « Nous ne leur envoyons plus de documents papier, déclare M. Guidi, et nous n’avons plus besoin d’imprimer 40 ou 50 fois un rapport, la préparation de séance est plus sereine qu’avant ». Les élus se sont  approprié rapidement l’outil, même ceux n’ayant pas de PC chez eux.

Herblay (maire : M. Patrick Barbe), est une commune de 26 000 habitants dans l’agglomération de Parisis, dans le Val d’Oise (95220).
Ils ont également adopté la KBox : la Chambre de Commerce et d’Industrie Territoriale de la Haute-Corse, et le Service Départemental d’Incendie et de Secours de la Haute-Corse, les Conseils Généraux de la Moselle, du Val d’Oise, du Loir-et-Cher, de Lot-et-Garonne, du Gard et de la Haute-Corse, la ville d’Herblay, le Gouvernement de la Nouvelle-Calédonie, la Communauté d’Agglomération du Centre Littoral (Guyane) et la Collectivité Territoriale de Corse.

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Une nouvelle KBox est arrivée !

Une nouvelle KBox (version 1.0.2) est disponible et apporte un progrès pour les élus des collectivités territoriales, en leur offrant un nouveau champ de possibilités en 2012.

Véritable cartable numérique de l’élu, la KBox rassemble tous les documents numériques de l’élu et lui permet de gérer ses mandats du bout des doigts, soit :

  • Recevoir les recueils de séance dans le cadre légal du Code Général des Collectivités Territoriales
  • Naviguer facilement dans des documents de plusieurs milliers de pages au moyen de simples gestes tactiles
  • Annoter, repérer commenter ces documents numériques
  • Travailler sur les rapports numériques en commission et partager des annotations en temps réel avec ses collègues
  • Recevoir des documents des différents services accrédités de la Collectivité et les leur renvoyer
  • Organiser et ranger tous ses documents dans un espace personnel hébergé et sécurisé

Toutes les nouvelles fonctionnalités disponibles :

  • Organisation des dossiers personnels (ajout, déplacement, suppression,…)
  • Editeur « PDF » intégré
  • Surlignage et écriture manuscrite dans le document en édition
  • Pose  de « post-it », commentaires et marque-pages
  • Recherche en texte intégral
  • Gestion des zoom d’affichage et bascule plein-écran
  • Etc.

ImageLa KBox sur iPad est devenue indispensable pour les élus de la Ville d’Herblay, du Conseil Général de Lot-et-Garonne, du Conseil Général de la Haute-Corse, du Conseil Général du Val-d’Oise, du Conseil Général de la Moselle, du Conseil Général de Loir-et-Cher, du SDIS de la Haute-Corse, et de la Chambre de Commerce et d’Industrie de la Haute-Corse.

Découvrez la vous aussi sans plus tarder !

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